Jak korzystać z KSeF krok po kroku
Przewodnik po korzystaniu z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Aktualizacja: 5 lipca 2026
Na początek
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie, które umożliwia wystawianie, odbieranie i archiwizowanie e-faktur. Dzięki KSeF zyskujesz większą kontrolę nad swoimi dokumentami oraz możliwość szybkiego dostępu do nich. Pamiętaj o bezpieczeństwie swojego konta oraz regularnym tworzeniu kopii zapasowych.
Checklista
- Dostęp do internetu
- Zarejestrowane konto w KSeF
- Dokumenty potrzebne do wystawienia faktury
- Bezpieczne hasło do konta
- Oprogramowanie do generowania e-faktur (opcjonalnie)
Kroki
1. Rejestracja w KSeF
Zacznij od rejestracji w Krajowym Systemie e-Faktur. Odwiedź stronę internetową KSeF i kliknij przycisk 'Rejestracja'.
2. Logowanie do systemu
Po zarejestrowaniu się, zaloguj się do systemu przy użyciu swojego loginu i hasła. Upewnij się, że używasz bezpiecznego hasła.
3. Tworzenie nowej faktury
W menu głównym wybierz opcję 'Tworzenie faktury'. Wypełnij wszystkie wymagane pola, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy.
4. Dodawanie pozycji do faktury
Dodaj pozycje do faktury, klikając przycisk 'Dodaj pozycję'. Upewnij się, że podajesz poprawne stawki VAT oraz ceny.
5. Zapisz fakturę
Po wypełnieniu wszystkich danych, kliknij 'Zapisz'. Faktura zostanie zapisana w systemie, co umożliwi jej późniejsze edytowanie.
6. Wysłanie faktury do KSeF
Aby wysłać fakturę, wybierz opcję 'Wyślij do KSeF'. Upewnij się, że wszystkie dane są poprawne przed wysłaniem.
7. Sprawdzenie statusu faktury
Po wysłaniu faktury, możesz sprawdzić jej status w zakładce 'Historia'. Upewnij się, że faktura została poprawnie przyjęta przez system.
Typowe błędy
Niewłaściwe dane sprzedawcy lub nabywcy
Często pojawiającym się błędem jest wprowadzenie błędnych danych. Upewnij się, że wszystkie informacje są poprawne przed wysłaniem faktury.
Nieprzestrzeganie terminów
Niektóre firmy zapominają o terminach związanych z wysyłaniem e-faktur. Zawsze planuj swoje działania z wyprzedzeniem.
Brak potwierdzenia wysłania
Po wysłaniu faktury warto sprawdzić jej status. Nie polegaj tylko na systemie, samodzielnie zweryfikuj, że faktura dotarła.
Po zakończeniu
- Sprawdź status wysłanej faktury w systemie.
- Zarchiwizuj kopię faktury na lokalnym dysku.
- Zaktualizuj ewentualne dane w swoim systemie księgowym.
- Zaplanuj następne kroki związane z obiegiem dokumentów.
Zawsze zapisuj kopie swoich faktur na lokalnym dysku, aby mieć do nich łatwy dostęp w przyszłości.
FAQ
- Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji w KSeF?
- Potrzebujesz danych firmy, NIP oraz adresu e-mail.
- Czy mogę edytować fakturę po jej wysłaniu?
- Tak, możesz edytować fakturę, ale musisz ją ponownie wysłać do KSeF.
- Co zrobić w przypadku problemów z logowaniem?
- Sprawdź poprawność wprowadzanych danych lub skorzystaj z opcji 'Zapomniałem hasła'.